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中山真由美のお片づけ・整理収納術

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取説などの紙類、書類整理にもう困らない。スマートな生活を手に入れる!ファイリング攻略法

ファイリングでスッキリ!
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整理収納アドバイザー、お部屋と心のカウンセラーの中山真由美です。

今回はファイリングについて書いてみたいと思います。
以前の私はファイリングが苦手でした。
整理収納アドバイザーになってからも、モノのお片づけはできるようになったものの、紙になった瞬間、まるで道で迷子になったかのように手がつけられなくなり…随分悩みました。
書類の管理を当時の私にさせたら大変でしたよ(笑)

ファイリングは、家にある各種取扱説明書や紙類の整理にもあてはまります!
ぜひ参考にしてみてくださいね。

ファイリングを難しいと感じる理由とは

まず、なぜファイリングが難しいのか考えてみました。

  • ものすごーーーーい.時間がかかる…
  • 覚悟しないとできない。
    人は、皆めんどくさがりなので早くどうにかしたい。
    結果を出したい…
    そんな気持ちを持っています。
    余程ファイリングが好きじゃないと、腰据えてやりましょうなどとは到底思えない。
    だから、分かってはいるけど手をつけたくない。
    結果、後回しにすることで、どんどん書類が溜まり手がつけられない状態に…

  • 紙の種類が多岐に渡り分類ができずに挫折
  • お片づけが苦手な方は(私もそうでした)、この分類が苦手。
    なので、書類はモノと違って文字が沢山書いてあり、それを読まないとなんの書類かわからない。
    情報量が多すぎて、何と何が同じ書類なのか
    わかりやすい書類は、わかるけど…
    細かい書類は、何と一緒にしていいかわからない
    頭の中で必死に考えてもわからない。

  • まとめることや、タイトルをつけることが難しい
  • やっと分類ができたとしても、それをまとめてタイトルをつけるのが難しい。
    それから、使いやすいケースもわからないから
    結局、力尽きて中途半端に終わり、探しにくい書類と化してしまう…
    部屋のあちこちにも紙類は散らかっているし…
    紙類=大切な書類と認識してしまっているので
    目を通さないと捨てられないのも原因でしょうね。

  • 保管期間、捨てる基準がないこと
  • そして、一番大きな原因は、保管期間、捨てる基準がないことです。

    たとえば、取扱説明書も人によって残す残さないの基準がちがいます。
    取扱説明書の裏に保証書があるなら、保証書の期間だけ残し、そのあとは、ネットで取扱説明書をみる。
    ネットで取扱説明書をご覧になる方は、保証書期間が終わった時点で不要になりますよね。
    でも、ネットではなく紙で見たいという方は残さないといけない。
    それぞれの状況で基準が異なるものなのです。

もう困らない!できることがはじめるファイリング攻略法!

では、どうしたら良いかをまとめいきたいと思います。
すべてを完璧に!ではなく、できることからはじめていってくださいね。

できることからはじめる

少しずつできることから、スタートしてくださいね。

  • 時間を決めること(初心者の方は10時から12時など長くても2時間ぐらい)
  • やるところを決めるのが大切(簡単な取り扱い説明書から)
  • 保管期間と処分する基準を決める(すごく重要)
  • 自分や家族の性格を考えて保管期間、捨てる基準を決めること

    それぞれに状況が違うので、自分や家族の性格を考えて保管期間、捨てる基準を決めることが重要です。
    これは、とても大切なことなので、時間がかかってもいいから決めてくださいね。

    分類の仕方を覚えること(基準にそった処分と、小分類・中分類・大分類)

    書類を出す場所を確保し、一枚ずつ確認する。
    部屋に広げてもいいから、腰を据えてやりましょう。
    この時、決めた基準にしたがって、不要な書類は処分です。

    細かくわけた書類は、クリアファイルもしくは個別フォルダなどでまとめます。
    これを、小分類といいます。

    細かくわけたら、小分類達を同じ種類の書類を集めグループにします。
    これを中分類。

    最後に中分類を更に同じような書類でまとめます。
    そして、それを何て呼ぶか考えてみましょう。
    自分や家族に馴染みのあるタイトルでいいですよ!
    これが大分類になります。

    ー 分類を例でみてみよう! ー

    取扱説明書の小分類:
    エアコン、冷蔵庫、テレビ、洗濯機、ドライヤー照明、PC、Wi-Fi、時計などができます。

    ここからが人それぞれのまとめ方になるかも。

    私の場合は、エアコン、冷蔵庫、テレビ、洗濯機この4つは大型家電として家族も把握しているので、4つを同じグループとして中分類のタイトルを「大型家電」にしています。

    ほかには、部屋ごと分ける人もいます。
    たとえば、洗濯機とドライヤーは洗面所だから中分類は「洗面所」になるなど
    自分や家族がどのように分けたらわかりやすいかを考えてまとめてください。

    最低限の数のファイルボックスを用意することと、収納の選び方も大切!

    縦型なのか、横型なのか、お好みで。

    私は、両使いしています。
    よく使う書類は、縦型
    契約書など長期にわたる書類は、横型です。

    書類には、人にも人生があるように
    書類にも人生があります。

    捨てる事を考えて、収納グッズを選んでくださいね!

    まとめる力もつくファイリング!あきらめずに実践しましょう!

    時間はかかるけど、ファイリングのやり方を覚えてしまえば、電子化もしやすい。
    PC内の整理収納もできるようになります。
    まとめる力がつくのです。

    ファイリングできる人はかっこいい!
    基本を覚えれば必ずできるようになりますので
    あきらめずに取り組んでください。

    私も、先日お仕事用の書類を見直しました!
    ファイリング(個別ファイル・ラベル)
    ちなみにラベルライターはCASIOのi-maを使っています。
    同じテープの幅につくれるし、スマホで作るから簡単!一度作ったら保存もしてくれるから、何度も作る事がなくて便利でおすすめです。
    ファイリング(ラベル例)
    スッキリして気持ちがいいですよ!
    ファイリング完成形
    皆さんもファイリングで楽しくスマートな生活を手に入れてください。

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    私(中山 真由美)も、生まれてから32年間はお片づけが苦手でした。そんな私も、整理収納に出会ってから暮らしが180度変わる日々を実感することになりました。

    親からも学校からも学ぶことがなかったお片づけ。一人でやってもうまくいかずに「どうしたらいいの?」とお悩みではありませんか?

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